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Prazo para Guarda de Documentos
Espécie Documental Prazo Fundamento Legal
Contrato Social e Alterações Permanente ***
Estatuto Permanente ***
Atas de Assembléia e Conselho de Administração Permanente ***
Escritura de Compra e Venda Permanente ***
Inscrição do CNPJ Permanente ***
Inscrição Estadual/Municipal Permanente ***
Alvará Permanente ***
Contrato de Trabalho Permanente ***
Livro ou Ficha de Registro de Empregados Permanente ***
Livro de Inspeção no Trabalho Permanente ***
Nota Fiscal (Ativo Imobilizado) Permanência do Bem na Empresa ***
Livro Diário Permanente Lei 6.404/76 – artigo 177
Livro Razão Permanente Lei 6.404/76 – artigo 177
Livro de Acionista Permanente Lei 6.404/76 – artigo 177
Apólice de Seguro 01 ano Lei 10.406/02 – artigos 206 e 1.194
Contrato de Locação de Bem Imóvel 03 anos Lei 10.406/02 – artigos 206 e 1.194
Contrato de Leasing 10 anos Lei 10.406/02 – artigos 205 e 1.194
Duplicatas 05 anos CTN – artigo 173
Balancetes 05 anos CTN – artigo 173
Extrato Bancário 05 anos CTN – artigo 173
Conciliação Bancária 05 anos CTN – artigo 173
Conhecimento de Frete 05 anos CTN – artigo 173
Contas de água, energia e telefone 05 anos CTN – artigo 173
DARJ, inclusive ICMS 05 anos CTN – artigo 173
DARF (PIS/COFINS) 10 anos Decreto 3.048/99 – artigo 225, § 5°
DARF (Demais Tributos) 05 anos CTN – artigo 173
DARM-RIO 05 anos CTN – artigo 173
Declaração de Imposto de Renda Pessoa Jurídica (DIPJ) 05 anos Decreto 3.000/99 - artigo 264 CTN – artigo 173
Demais Declarações SRF 05 anos CTN – artigo 173
GIA-ICMS 05 anos CTN – artigo 173
DECLAN-IPM 05 anos CTN – artigo 173
Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR) 05 anos CTN – artigo 173
Livro de Registro de Inventário 05 anos CTN – artigo 173
Livro de Registro de Saídas 05 anos CTN – artigo 173
Demais Livros Fiscais 05 anos CTN – artigo 173
Nota Fiscal de Saídas de Mercadorias 05 anos CTN – artigo 173
Nota Fiscal de Serviços 05 anos CTN – artigo 173
CAGED 03 anos Portaria MTE 235/2003 - artigos 1º, § 2°
Cartão de Ponto 05 anos CF – artigo 7°, inciso XXIX
Acordos de Compensação de Horas 05 anos CF – artigo 7°, inciso XXIX
Advertência e Suspensão 05 anos CF – artigo 7°, inciso XXIX
Comprovante de Ticket-Refeição 05 anos CF – artigo 7°, inciso XXIX
Comprovante de Vale Transporte 05 anos CF – artigo 7°, inciso XXIX
Recibo de Pensão Alimentícia 05 anos Decreto 3.000/99 - artigo 201
Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCS) 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS) 05 anos CTN - artigo 173
RAIS 05 anos Portaria MTE 2.590/09 - artigo 8°
Contrato de Prestação de Serviço 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Recibo de Pró-Labore 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
RPA 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Pedido de Dispensa/Aviso Prévio 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Atestado Médico/Abono de Falta 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Declaração de Opção 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Recibo de Salário, Férias e 13° 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Termo de Rescisão de Contrato 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Comunicado de Dispensa 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Cópia de Certidões do Empregado 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Salário Educação 05 anos CTN - artigo 173
Salário Família 05 anos CTN - artigo 173
Salário Maternidade 05 anos CTN - artigo 173
PAT Permanente(*) ***
PCMSO 20 anos Norma Regulamentadora 7
PRA 20 anos Norma Regulamentadora 9
Folha de Pagamento 05 anos CF - artigo 7°, inciso XXIX
Depósitos FGTS, inclusive através de GFIP 30 anos Lei 8.036/90 - artigo 23, § 5°

(*): Recomenda-se que os documentos referentes ao PAT sejam conservados por prazo indeterminado, pois podem ser solicitados a qualquer tempo, principalmente pelos agentes fiscalizadores.

Observação 1: A lista não é exaustiva, necessitando análise detalhada das particularidades documentais e aspectos culturais de cada empresa. Deve ser observada, também, a existência de autos de infração, e de ações judiciais ou trabalhistas, para os quais é recomendável o prazo de guarda dos documentos até a decisão administrativa ou judicial correspondente. Para os documentos exigidos por mais de um órgão fiscalizador, deve-se observar o maior prazo existente na legislação.

Observação 2: Mediante o julgamento do Recurso Especial nº 616.348-MG, a Corte Especial do Superior Tribunal de Justiça (STJ) declarou, por unanimidade, no dia 21/08/2007, a inconstitucionalidade do artigo 45 da Lei 8.212/91, que autorizava o INSS a apurar e constituir créditos pelo prazo de 10 anos. Esta decisão pode ser considerada como uma das maiores disputas tributárias envolvendo o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Embora o texto estabeleça o prazo de dez anos para a decadência de tributos, o STJ concluiu que a regra só poderia ser criada por lei complementar e não ordinária, conforme previsto na alínea “b”, inciso III, artigo 146 da Constituição Federal. Sendo assim, deve-se considerar o prazo do Código Tributário Nacional (CTN), que é de 5 anos, conforme é previsto nos artigos 174 e 195.

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Revista Gestão Empresarial

Edição nº 24 (Setembro/2012)

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